Ist Die Rückerstattung Von Geschäftskilometern Steuerpflichtig?

Juni 6, 2024

Die Erstattung von Geschäftskilometern kann in bestimmten Fällen als steuerpflichtiges Einkommen gelten; dies hängt vor allem von der Erstattungsmethode ab. Die Rückerstattung von Kilometern ist eine gängige Praxis, die für beide Seiten von Vorteil ist. Arbeitnehmer müssen nicht an die finanzielle Seite denken, wenn es um berufsbedingte Reisen geht. Die meisten Bundesstaaten, darunter Oregon, Kalifornien und Massachusetts, sind arbeitnehmerfreundlicher als andere. Das bedeutet, dass sie über Arbeitsgesetze verfügen, die einen hohen Standard beim Schutz von Arbeitnehmern haben, die private Fahrzeuge für arbeitsbezogene Zwecke nutzen.

Die Rückerstattung von Arbeitskilometern ist ein allgemeines Konzept, das verschiedene Formen annehmen kann. Die am einfachsten zu handhabende Regelung ist die Zahlung des IRS-Kilometersatzes. Allerdings ist es meist fraglich, wie angemessen ein bestimmter Geldbetrag ist, den Unternehmen ihren Mitarbeitern gemäß den IRS-Rechtsvorschriften zahlen.

Wie hoch ist der Satz für die Erstattung von Geschäftskilometern?

Der Satz für die Erstattung von Geschäftskilometern für das Jahr 2024 beträgt 67 Cent pro geschäftlich genutzter Meile. Die Steuerbehörde (Internal Revenue Service) gibt jedes Jahr einen Standardsatz heraus, so dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Nutzung von Privatfahrzeugen für berufliche Zwecke erstatten. Die Berechnung erfolgt jedes Jahr auf der Grundlage der festen und variablen Kosten eines Autos. Zu den festen Kosten eines Autos gehören Abschreibung, Zulassung, Versicherung und Steuern, während die variablen Kosten Wartung, Reparaturen und Kraftstoff umfassen.

Manchmal erstatten die Unternehmen den genauen Betrag, den eine bestimmte Reise kostet, oder er wird im Voraus festgelegt, in der Regel anhand des IRS-Kilometersatzes.Die Verwaltung und Anwendung des IRS-Satzes ist für Arbeitgeber in der Regel bequemer, da sie nur den Kilometerstand aufzeichnen müssen.

Im Allgemeinen werden die vom IRS erstatteten Kilometergelder nicht als steuerpflichtiges Einkommen der Arbeitnehmer betrachtet.Wenn der Arbeitnehmer jedoch mehr als diesen Betrag zahlt, kann dies als Entschädigung angesehen und vom Finanzamt besteuert werden. Die Unterscheidung zwischen Entschädigung und Erstattung wird oft missverstanden. Wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass alle Ausgaben für das Fahrzeug der geschäftlichen Nutzung entsprechen, gilt die Erstattung in allen anderen Fällen als Entschädigung, wenn der Arbeitgeber keine Übereinstimmung zwischen der Zahlung und der geschäftlichen Nutzung des Fahrzeugs geltend macht.
Aus diesem Grund ist es für Unternehmen immer einfacher, sich an die Erstattungsrichtlinien des IRS zu halten. Die Rückerstattung von Arbeitswegkosten ist nicht für alle Arten von Unternehmen gleich. Schauen wir uns einmal an, wie es in verschiedenen Organisationen aussieht.

Ist der Standard-Kilometersatz je nach Art der Organisation unterschiedlich?

Ja, der Standard-Kilometersatz beträgt nicht für alle Arten von Organisationen 67 Cent. Er hängt vom Zweck der Organisation ab. Er ändert sich von Jahr zu Jahr. Nach dem Jahr 2024 gelten die folgenden Standard-Kilometersätze:

Der Standardmeilensatz für die geschäftliche Nutzung wurde auf 67 Cent pro Meile im Jahr 2024 erhöht.
Für qualifizierte Angehörige der Streitkräfte im aktiven Dienst, die ein Fahrzeug für medizinische oder Umzugszwecke nutzen, ist der Satz auf 21 Cent pro Meile gesunken.
Der Satz für Fahrten im Dienste von Wohltätigkeitsorganisationen bleibt unverändert bei 14 Cent pro Meile, wie gesetzlich festgelegt und entspricht dem Satz von 2023.

Diese Sätze gelten für alle Arten von Fahrzeugen, einschließlich Elektro- und Hybridelektroautos sowie Benzin- und Dieselfahrzeuge.
Die Berechnungsformel lautet vereinfacht gesagt: Erstattung=Meilen*aktueller Satz; bei einer zurückgelegten Entfernung von 300 Meilen wird die Erstattung wie folgt berechnet:

300*67= 20100 Cent (201$) – bei geschäftlicher Nutzung
300*21= 1407 Cents (14,07$) – für den Umzug der Streitkräfte und für medizinische Zwecke
300*14= 4200 Cents (42$) – für wohltätige Organisationen.

Sind Organisationen verpflichtet, die Irs-Rate zu verwenden?

Nein, Organisationen müssen nicht den IRS-Satz für die Erstattung von Geschäftskilometern verwenden. Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Methoden. Es besteht jedoch die Gefahr der Über- und Unterbezahlung. Es gibt folgende alternative Methoden für die Erstattung:

Die tatsächlichen Ausgaben umfassen alle Kosten für das Fahrzeug, einschließlich Versicherung, Benzin, Reparaturen, Reifen, Zulassungsgebühren, Lizenzen und Abschreibung.
Kilometergeld – monatlicher, fester Geldbetrag
FAVR (Fixed and Variable Rate) – beinhaltet sowohl feste Ausgaben (Abschreibung, Versicherung) als auch veränderliche Kosten wie Kraftstoff und Reparaturen.

Alle oben genannten Methoden sind nicht steuerpflichtig, wenn sie in den Unterlagen geltend gemacht werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten ordnungsgemäße Aufzeichnungen über Kilometerstand und Wartung führen. Der Kilometerstand sollte zuverlässig sein, und alle Aufzeichnungen sollten echt sein. Die Rückerstattung von Arbeitsmeilen kann steuerpflichtig sein, wenn die Rückerstattung höher ist als die tatsächlichen Ausgaben auf der Grundlage des Kilometerstands oder anderer Belege.

Es sei darauf hingewiesen, dass die Erstattung nicht für Fahrten zur Arbeit gilt. Sie gilt nur für Arbeitsaufgaben. Ihr Unternehmen erstattet Ihnen zum Beispiel nicht die Kosten für Ihre täglichen Fahrten. Für eine ordnungsgemäße Erstattung von Geschäftskilometern sollte eine klare Unterscheidung zwischen Geschäftsmeilen und Pendelmeilen getroffen werden. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Unternehmen daher gute Apps zur Erfassung der Fahrleistung verwenden.

Wenn Sie beispielsweise 50 Meilen pro Tag fahren und Ihr Arbeitsweg insgesamt 20 Meilen beträgt, sollten wir 20 Meilen (Arbeitsweg) von 50 Meilen (Gesamtkilometer) abziehen, so dass Ihr Arbeitgeber 30 Meilen erstattet.

Die Aufzeichnung von Kilometern und die Protokollierung sind von entscheidender Bedeutung, daher sollten sie zuverlässig sein. Im folgenden Abschnitt werden wir die Zuverlässigkeit dieses Faktors näher erläutern.

Ist der Kilometerstand verlässlich, und was können Sie tun, wenn er nicht verlässlich ist?

Leider sind die Kilometerangaben auf dem Kilometerzähler nicht immer echt und zuverlässig. Als Erstes können Sie die Zuverlässigkeit der Kilometerangaben überprüfen. Unzuverlässige Angaben auf dem Kilometerzähler bedeuten eine irreführende Rückerstattung der Arbeitskilometer. Es gibt zwei mögliche Szenarien, mit denen Sie konfrontiert werden können:

Odometer sind nach der Umstellung kaputt oder nicht richtig kalibriert. Die Angaben sind also irreführend.
Der Kilometerzähler wird absichtlich „getaktet“; unehrliche Personen drehen ihn zurück.

Kilometerzählerbetrug ist in den meisten Ländern eine gängige illegale Praxis. Nach Angaben der NHTSA wird er definiert als „das Abklemmen, Zurücksetzen oder Verändern des Kilometerzählers eines Fahrzeugs mit der Absicht, die angezeigte Kilometerzahl zu ändern“.

Es gibt bestimmte Maßnahmen, die man ergreifen kann, um nicht zum Opfer zu werden:

Überprüfen Sie den Fahrzeugbrief und vergleichen Sie ihn mit dem Kilometerzähler.
Untersuchen Sie die Reifen. (Reifenwechsel und -wartung stehen in direktem Zusammenhang mit der Lebensdauer des Fahrzeugs. Wenn der Kilometerstand weniger als 10.000 Meilen beträgt und die Reifen ersetzt werden, ist dies verdächtig)
Untersuchen Sie den allgemeinen Verschleiß des Fahrzeugs.
Prüfen Sie Wartungs- und Inspektionsunterlagen und ziehen Sie Schlussfolgerungen.
Vertrauen Sie auf ein seriöses Unternehmen wie Carfax und investieren Sie in Berichte zur Fahrzeughistorie, denn das „Stempeln“ ist ein weit verbreiteter Grund für irreführende Kilometerangaben und damit für eine falsche Berechnung der Erstattung von Geschäftskilometern.

Was ist ein ausgeklügeltes Werkzeug zur Veränderung von Fahrleistungsdaten?

Ein in Deutschland hergestellter Kilometerstandsblocker ist eines der am häufigsten verwendeten Werkzeuge zur Veränderung von Kilometerstanddaten in einer kontrollierten Umgebung. Er ist für Test- und Tuningzwecke gedacht, wird aber aufgrund seiner nicht nachvollziehbaren Leistung auch von Privatpersonen verwendet, um die Aufzeichnung des Kilometerstandes zu blockieren.
Der Mileage Blocker des Super Kilometer Filters ist ein Werkzeug, das die Aufzeichnung von Kilometerständen auf dem Kilometerzähler stoppt, ohne Spuren zu hinterlassen. Das bedeutet, dass er bedingungslos unauffindbar ist. Das Modul speichert keine Informationen in irgendeinem Steuergerät, so dass es für niemanden möglich ist, den während der Verwendung des Moduls gestoppten Kilometerstand zurückzuverfolgen, auch nicht mit Diagnosetestern.

Mit diesem Modul können Sie die Leistung Ihres Fahrzeugs in einer kontrollierten Umgebung testen. Es wird mit einer mobilen Anwendung geliefert, und Sie können die Modi bequem wechseln, ohne das Gerät zu berühren. Sie können das Modul für jeden Hersteller und jedes Modell bei Super Kilometer Filter erwerben.

Vorsicht: Seien Sie vorsichtig, wenn Sie ein solches Gerät verwenden, insbesondere wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten und von Ihrem Arbeitgeber eine Kilometererstattung erhalten. Irreführende Informationen können zu Missverständnissen führen.

Fazit

Damit die Erstattung nicht steuerpflichtig ist, müssen die Vorschriften eingehalten und Über- und Unterzahlungen vermieden werden. Zu diesem Zweck ist eine ordnungsgemäße Aufzeichnung von entscheidender Bedeutung. Ein Formular für die Erstattung von Geschäftskilometern ist ein Dokument, das folgende Angaben enthält: Name des Arbeitgebers, Datum, Anfangs- und Endkilometerstand, Zielort, Zweck, zusätzliche Bemerkungen und gegebenenfalls Notizen. Die Einhaltung der Richtlinien ist für eine korrekte Erstattung unerlässlich. Dies liegt im Interesse beider Seiten. Die Unternehmen arbeiten effizient, und der Arbeitnehmer ist seinem Unternehmen dankbar.