Wie Sie die Kilometerleistung für berufliche Zwecke erfassen und Autokosten steuerlich absetzen können

Dienstfahrten bedeuten nicht nur, die gefahrenen Kilometer zu zählen. Es geht vielmehr darum sicherzustellen, dass jede Fahrt, die Sie mit Ihrem Fahrzeug für geschäftliche Zwecke unternehmen, tatsächlich von Nutzen ist. Wenn Sie Ihr Auto für Arbeitseinsätze wie Meetings, Lieferungen oder Baustellenbesuche nutzen, sollten Sie diese Kilometer erfassen und die entsprechenden Ausgaben geltend machen. Unabhängig davon, welches Fahrzeug Sie fahren, kann die korrekte Berechnung Ihrer Dienstfahrten Ihnen Geld sparen und die Steuerlast senken.

Das Angeben von Kilometern für berufliche Fahrten kann Ihnen jedes Jahr mehrere tausend Dollar zurückbringen. Laut IRS-Daten erfassen 73 % der Amerikaner ihre geschäftlichen Fahrkosten nicht. Das bedeutet, dass sie die Chance verpassen, ihr Geld zurückzubekommen. Machen Sie nicht denselben Fehler und erfahren Sie in diesem Blog, wie es richtig geht.

Was versteht man unter Kilometern für die Arbeit?

Dienstfahrten sind die Kilometer, die Sie zwischen Arbeitsorten, Kundenbesuchen, Geschäftstreffen, Konferenzen oder Materialbeschaffungen zurücklegen. Laut IRS werden nur Fahrten für geschäftliche Zwecke (nicht einschließlich des täglichen Arbeitswegs) als dienstlich geltend gemacht. Ihre tägliche Fahrt von zu Hause zu Ihrem regulären Arbeitsplatz zählt daher nicht zu den dienstlichen Kilometern.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Angenommen, Sie müssen von Ihrem Büro zu einem Kunden fahren, um ein Meeting wahrzunehmen. Anschließend halten Sie bei einem Lieferanten, um Materialien abzuholen, bevor Sie ins Büro zurückkehren. In einem solchen Fall werden alle gefahrenen Kilometer als dienstlich angesehen und als Arbeitskilometer gezählt.

Wie Sie Dienstkilometer erfassen

Kilometer spielen eine entscheidende Rolle bei der Berechnung von Dienstfahrten. Sie bestimmen, wie viel Sie bei Steuern sparen können und welche Erstattungen Sie erhalten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Kilometer für berufliche Fahrten zu erfassen.

Manche Personen bevorzugen die klassische Methode und nutzen ein Fahrtenbuch. Dort werden alle Daten, Ziele, der Zweck der Fahrt und die insgesamt zurückgelegten Kilometer eingetragen. Andere wiederum nutzen moderne Geräte oder Apps zur automatischen Aufzeichnung. Solche Apps verwenden GPS-Technologie und zeichnen Ihre Routen und Kilometer automatisch auf. Dadurch wird auch das Risiko minimiert, eine Fahrt zu vergessen.

Unabhängig von der gewählten Methode sollten Sie sicherstellen, dass Sie Informationen zu Datum, Start- und Zielort, Zweck der Fahrt sowie zurückgelegten Kilometern haben. Diese Angaben sind essenziell, falls das Finanzamt oder Ihr Arbeitgeber einen Nachweis für die Geltendmachung der Kilometer verlangt.

Wie berechnet man Dienstkilometer

Zur Berechnung von Dienstkilometern multiplizieren Sie die insgesamt gefahrenen Kilometer mit dem Standard-Kilometersatz der IRS (Internal Revenue Service). Dies ist die einfachste und am häufigsten angewandte Methode. Der Satz wird jährlich angepasst, daher sollten Sie jedes Jahr den aktuellen Wert prüfen. Für 2025 beträgt der Standard-Kilometersatz 70 Cent pro Meile für geschäftliche Fahrten mit dem Auto.

Ein Beispiel: Sie haben 1.000 Meilen für geschäftliche Zwecke zurückgelegt. Bei einem Satz von 70 Cent pro Meile ergibt sich ein absetzbarer Betrag von:

1.000 Meilen × 0,70 $ = 700 $

Obwohl dies die gängige Methode ist, können Unternehmen unterschiedliche Richtlinien für Erstattungen haben. Klären Sie daher unbedingt, welche Vorgehensweise Ihr Arbeitgeber anwendet. Unabhängig davon sollten Sie alle Belege und Dokumentationen sorgfältig aufbewahren.

Welche Faktoren beeinflussen die Dienstkilometer

Mehrere Faktoren können Ihre Abzüge und Erstattungen für Dienstfahrten erheblich beeinflussen:

• Fahrzeugtyp und Effizienz: Jedes Fahrzeug hat unterschiedliche Verbrauchswerte und fährt sich unter verschiedenen Bedingungen unterschiedlich. Ein Toyota Prius mit 50 MPG kostet pro Meile deutlich weniger als ein Ford F-150 mit 20 MPG. Diese Unterschiede wirken sich direkt auf Ihren Nettovorteil aus.
• Jährliche Dienstkilometer: Je mehr Kilometer Sie geschäftlich zurücklegen, desto höher die möglichen Abzüge. 25.000+ Meilen im Jahr können beispielsweise 16.750 $ an Abzügen generieren, während Gelegenheitsfahrer möglicherweise nur 1.000–2.000 $ geltend machen.
• Standort: Die Kraftstoffpreise variieren je nach Wohnort erheblich. In Kalifornien zahlen Fahrer über 4,50 $ pro Gallone, in Texas unter 3,00 $. Dies wirkt sich stark auf die jährlichen Kosten aus.
• Beschäftigungsstatus: Selbstständige können 100 % ihrer Dienstfahrten absetzen. Angestellte müssen die strengen IRS-Anforderungen erfüllen, und selbst dann kann es Einschränkungen bei Erstattungen geben.
• Exakte Aufzeichnungen: Nur mit präzisen Dokumenten können Sie sicherstellen, dass Sie Erstattungen erhalten. Schlechte Dokumentation kann zu verlorenen Abzügen bei Prüfungen führen.

Wie man Dienstkilometer bei H&R Block angibt

Auf der Plattform von H&R Block finden Sie unter „Business Deduction“ oder Schedule C den Bereich „Vehicle Expenses“. Dort können Sie alle Details für die Erstattung eintragen.

Schritt-für-Schritt-Prozess bei H&R Block

Schritt 1: Abschnitt „Deductions“ aufrufen

Schritt 2: „Business Expenses“ oder „Vehicle Expenses“ auswählen

Schritt 3: Zwischen Standard-Kilometersatz oder tatsächlichen Kosten wählen

Schritt 4: Gesamte Dienstkilometer eintragen

Schritt 5: Fahrzeugdetails hinzufügen

Schritt 6: Fahrtenbuch als Nachweis hochladen

H&R Block berechnet danach automatisch die Erstattung. Eventuelle Fehler oder fehlende Angaben werden vom Programm angezeigt.

Wie Jahreskilometer die Dienstkilometer beeinflussen

Die Anzahl der jährlich gefahrenen Kilometer beeinflusst direkt, wie Ihre Dienstfahrten berechnet und erstattet werden. Mehr Kilometer bedeuten in der Regel höhere Kraftstoffkosten, mehr Wartung und stärkeren Verschleiß. Führen Sie die meisten Kilometer geschäftlich aus, können höhere Abzüge oder Erstattungen geltend gemacht werden. Weniger Kilometer führen zu geringeren Kosten und niedrigeren Abzügen. Deshalb ist es entscheidend, genaue Aufzeichnungen über Ihre jährlichen Kilometer zu führen. Gute Dokumentation maximiert Steuervorteile und dient als Nachweis für Arbeitgeber oder das Finanzamt.

Warum ist das Tool zur Kilometerbegrenzung nützlich?

Der Mileage Blocker ist ein intelligentes Gerät, das die Kilometeraufzeichnung stoppt, während Ihr Fahrzeug läuft. Es verhindert, dass das System die gefahrenen Kilometer in den Steuergeräten (ECUs) registriert und speichert. Dadurch sind die durchgeführten Fahrten vollständig nicht nachvollziehbar.

Der Mileage Blocker von Super Kilometer Filter (SKF) wird mit einer mobilen App geliefert, über die Sie das Gerät bequem per Smartphone steuern können. Wie zuverlässig ist das Gerät? Das Modul besteht aus hochwertigen Komponenten und arbeitet selbst unter widrigen Bedingungen zuverlässig und störungsfrei. Zudem bietet der Mileage Blocker verschiedene Betriebsmodi, sodass Sie die Einstellung wählen können, die am besten zu Ihren Anforderungen passt. Bitte beachten Sie, dass dieses Gerät ausschließlich für Fahrzeugtests und -abstimmungen vorgesehen ist und nicht für den regulären Straßenverkehr eingesetzt werden darf.

Der SKF Mileage Blocker wird mit einfachen Installationsanleitungen geliefert, sodass eine Selbstinstallation in der Regel problemlos möglich ist. Sie können das Modul online über die SKF‑Website erwerben. Bei weiteren Fragen steht Ihnen unser Kundensupport gerne zur Verfügung.

Fazit

Die Kilometerpauschale für berufliche Fahrten ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Geld zurückzubekommen, wenn Sie geschäftlich unterwegs sind. Indem Sie Ihre Fahrten genau protokollieren und wissen, wie Sie sie berechnen müssen, können Sie sicherstellen, dass Sie alle Ihnen zustehenden Abzüge oder Erstattungen erhalten. Führen Sie genaue Aufzeichnungen, nutzen Sie hilfreiche Tools und befolgen Sie die Vorschriften der Steuerbehörde, damit Sie aus jeder beruflich gefahrenen Meile das Beste herausholen können.