So berechnen Sie ganz einfach die Kilometerkosten für Privat- und Geschäftsreisen

Die Berechnung der Kilometerkosten ist für jeden Fahrer interessant – egal, ob man die wahren Kosten des Autobesitzes, die Treibstoffausgaben für jede Fahrt oder die Steuerabsetzung für beruflich gefahrene Kilometer ermitteln möchte. Wissen Sie wirklich, wie viel jede Meile kostet, die Sie fahren? Der Benzinpreis schwankt ständig, und die Fahrzeugwartung wird je nach Wirtschaftslage immer teurer. Wer die gefahrenen Kilometer nicht effektiv verfolgt, gibt möglicherweise unbemerkt zu viel Geld aus.

Im Vergleich zum Vorjahr stiegen die IRS-Kilometersätze 2025 auf 70 Cent pro Meile (2024: 67 Cent). Dies zeigt deutlich, dass jede gefahrene Meile im Laufe der Zeit teurer wird.

In diesem Blog werden wir verschiedene Ansätze zur Berechnung Ihrer Fahrzeugkosten vorstellen. Einige Autobesitzer betrachten nur die Kraftstoffkosten, während andere die vollständigen Betriebskosten berücksichtigen. Wer sein Fahrzeug beruflich nutzt, achtet besonders auf die geschäftlich gefahrenen Kilometer, um die entsprechenden Erstattungen zu erhalten.

Welche Methoden gibt es zur Berechnung der Kilometerkosten?

Es gibt unterschiedliche Ansätze:

1. Nur Kraftstoffkosten – Die einfachste Form der Berechnung, ideal für Fahrer, die nur wissen möchten, wie viel Fahrten oder Pendelstrecken kosten. Hierbei werden nur die Kraftstoffkosten berücksichtigt, andere Ausgaben wie Wartung bleiben unberücksichtigt.
2. Vollständige Betriebskosten – Diese Methode ist meist am genauesten, da sie einen kompletten Überblick bietet. Fahrer, die langfristig die Kosten des Autobesitzes im Blick haben und gerne budgetieren, profitieren besonders von dieser Berechnung.
3. Basierend auf IRS-Kilometersatz – Eine praktische Methode für Unternehmen und Mitarbeiter, um Steuerabzüge oder Erstattungen zu berechnen. Die IRS veröffentlicht jährlich Standard-Kilometersätze, die auf Studien zu Fahrzeugbetriebskosten basieren und alle Ausgaben wie Versicherung, Wartung, Treibstoff und Abschreibung abdecken.

Im Folgenden werden alle Ansätze Schritt für Schritt anhand von Praxisbeispielen erklärt.

Methode 1 – Berechnung nur der Kraftstoffkosten

Hier konzentriert man sich ausschließlich auf die Kraftstoffkosten. Die Formel ist einfach:

Kraftstoffkosten einer Fahrt = gefahrene Meilen ÷ MPG × aktueller Kraftstoffpreis

Bevor wir ein Praxisbeispiel berechnen, sollten wir klären, was Kraftstoffeffizienz (MPG) bedeutet. MPG (miles per gallon) ist eine Maßeinheit für die Kraftstoffeffizienz eines Fahrzeugs. Sie zeigt an, wie viele Meilen man mit einem Gallone Kraftstoff zurücklegen kann. Autokäufer berücksichtigen den MPG-Wert, um zu entscheiden, ob ein Fahrzeug als Sparmodell gilt.

Wenn Sie den MPG Ihres Autos nicht kennen, können Sie ihn leicht berechnen: Gesamte gefahrene Meilen ÷ verbrauchter Gallonen Kraftstoff.

Beispiel: Sie fahren 200 Meilen und verbrauchen 10 Gallonen Kraftstoff. Dann beträgt Ihr MPG 200 ÷ 10 = 20.

Nun können wir die Kraftstoffkosten berechnen.

Berechnung der Kraftstoffkosten (Praxisbeispiel)

Um die Kosten nur auf Kraftstoffbasis zu berechnen, benötigen Sie folgende Angaben: Kraftstoffeffizienz, gefahrene Strecke und aktueller Kraftstoffpreis. Anna ist Lehrerin und fährt täglich mit dem Auto zur Arbeit. Sie fährt 20 Meilen pro Tag, also 100 Meilen pro Woche (5 Tage). Längere Fahrten unternimmt sie nicht.

• Der Kraftstoffverbrauch ihres Autos: 30 mpg (Meilen pro Gallone)
• Benzinpreis: 3,20 $
• Anhand dieser Informationen können wir folgende Berechnung durchführen: 100/30 * 3,20 $ = 10,67 $.

Der Einfluss von Kraftstoffeffizienz und Benzinpreis auf Ihre Kosten

Wenn wir über die Berechnung der Kilometerkosten nur auf Basis des Kraftstoffs sprechen, haben Kraftstoffeffizienz und Benzinpreis einen entscheidenden Einfluss auf Ihre Ausgaben.

Ein höherer MPG-Wert bedeutet, dass das Fahrzeug kostengünstiger ist, da es weniger Kraftstoff für dieselbe Strecke verbraucht. Selbst wenn zwei Autos die gleiche Entfernung zurücklegen, kostet das Fahrzeug mit 35 MPG weniger als eines mit 25 MPG.

Der Benzinpreis schwankt ständig. In der Regel beeinflussen globale Nachfrage und Angebot sowie geopolitische Faktoren den Preis. Da der Kraftstoffpreis eines der wichtigsten Kriterien bei der Berechnung der Kraftstoffkosten ist, hat er den größten Einfluss auf die Endkosten.
Beispiel: Liegt der Benzinpreis bei 4,00 $ pro Gallone, kostet ein Auto mit 25 MPG 0,16 $ pro Meile. Sinkt der Preis auf 3,00 $, reduziert sich der Preis auf 0,12 $ pro Meile.

Methode 2 – Gesamtkosten des Fahrzeugbetriebs

Die meisten Fahrer sind der Meinung, dass man die wirklichen Kilometerkosten am besten über die vollständigen Betriebskosten ermittelt. Wie der Name schon sagt, umfasst diese Methode alle Ausgaben für Besitz und Betrieb des Fahrzeugs und gibt dem Fahrzeugbesitzer so ein präziseres Bild.

Fahrzeugkosten gehen über Kraftstoff hinaus

Bei der Berechnung nur auf Basis des Kraftstoffs werden viele wesentliche Kosten ignoriert. Die Methode der Gesamtkosten ist daher genauer und umfassender. Sie umfasst unter anderem folgende Komponenten:

• Kraftstoff – Benzin oder Strom, und wie viel der Fahrer wöchentlich, monatlich oder jährlich dafür ausgibt
• Abschreibung – Wertverlust des Fahrzeugs über die Zeit
• Wartung/Reparaturen – Ölwechsel, Bremsen, Reifenwechsel, unerwartete Reparaturen
• Versicherung – Kosten für die Fahrzeugversicherung, abhängig von Marke, Baujahr, Zustand, Kilometerstand, Garantie und Fahrverhalten
• Steuern/Registrierung/sonstige Gebühren – staatliche und lokale Gebühren für Zulassung, Titel und Nummernschilder.

Beispiel aus der Praxis für die Berechnung der Gesamtkosten

Wir wissen bereits, was in den Gesamtkosten enthalten ist, sodass wir die Kilometerkosten im Zusammenhang mit den Gesamtbetriebskosten ermitteln können. Sehen wir uns anhand konkreter Zahlen an, wie das funktioniert:
Thomas fährt 10.000 Meilen pro Jahr und hat folgende Ausgaben:

• Kraftstoff: 1.500 $
• Versicherung: 1.400 $
• Abschreibung: 2.200 $
• Registrierung/Gebühren: 100 $
• Reparaturen/Wartung: 1.000 $
• Gesamtkosten = $6200

Jetzt kennen wir die Gesamtkosten und können berechnen, wie viel eine Meile kostet.
Betriebskosten pro Meile = 6200 $ ÷ 10.000 = 0,62
Jede Fahrt von 10 Meilen kostet also 6,20 $.

Methode 3 – Kilometerpauschale

Die Kilometerpauschale ist besonders wichtig für Mitarbeiter, die ihr privates Auto beruflich nutzen, sowie für Firmeninhaber, die Geschäftskilometer erstatten. Die Berechnung ist einfach: Die IRS legt jährlich die Pauschale fest, die Kraftstoff, Wartung, Versicherung und Abschreibung berücksichtigt. Für 2025 beträgt der Satz 70 Cent pro Meile.

Wie Unternehmen die Erstattung berechnen

Beispiel: Leo arbeitet als Sportartikel-Vertreter. Er fährt 1.500 Meilen pro Monat für die Arbeit. Laut Vereinbarung wird er basierend auf der IRS-Pauschale erstattet:

1.500 × 0,70 $ (IRS-Satz 2025) = 1.050 $

Dies ist eine einfache und praktikable Möglichkeit, die Erstattung für beruflich genutzte Fahrzeuge zu erhalten. Die Summe kann allerdings variieren, z. B. wenn das Auto besonders luxuriös ist oder hohe Unterhaltskosten hat.

Geschäftliche vs. private Kilometer – Die Bedeutung korrekter Aufzeichnungen

Wenn Sie geschäftliche und private Fahrten korrekt verwalten möchten, ist es am besten, diese genau zu erfassen und zu dokumentieren. Heutzutage gibt es auf dem Markt eine Vielzahl von Tools von Drittanbietern, mit denen Sie Fahrten effizient erfassen und dokumentieren können. Bei den Fahrtkosten ist es wichtig, private und geschäftliche Fahrten voneinander zu trennen.
Eine genaue Aufzeichnung ist möglich, wenn Sie alle wichtigen Notizen vorbereitet haben. Die richtigen Notizen zu jeder Fahrt enthalten folgende Angaben:

• Datum
• Ausgangspunkt und Zielort
• Zweck
• Kilometerstand oder Gesamtkilometerzahl

Wenn Sie Ihre geschäftlichen Kilometer nicht ordnungsgemäß erfassen, verlieren Sie die Chance auf eine verdiente Erstattung.

Wie kann man eine Probefahrt machen, ohne zusätzliche Meilen zu sammeln?

Egal, ob Sie MPG-Berechnungen durchführen oder die Genauigkeit des Kilometerzählers überprüfen möchten – manchmal will man dies tun, ohne zusätzliche Meilen auf dem Tacho zu hinterlassen. Das beste Werkzeug dafür ist aktuell erhältlich: der Mileage Blocker von Super Kilometre Filter.

Mileage Blocker – das beste Werkzeug für Tests

Der Mileage Blocker ist ein Gerät, das die Kilometeraufzeichnung aller Steuergeräte bedingungslos stoppt. Tacho, Drehzahlmesser und andere Systeme funktionieren weiterhin ohne Störung. Das Gerät wird mit einer mobilen App geliefert, die die Nutzung besonders bequem macht. Die Besonderheiten dieses Geräts:

• Einfache DIY-Installation
• Unentdeckbare Funktionsweise
• Keine Beeinträchtigung des Fahrzeug-Systems
• Hochwertige Komponenten

Wenn Sie also ein Tool von Drittanbietern suchen, um Kilometerkosten, MPG zu berechnen oder die Fahrzeugleistung zu testen, ohne unnötige Meilen zu sammeln, ist der Mileage Blocker die ideale Lösung. Das Gerät kann direkt über die Website von Super Kilometer Filter bestellt werden.

Fazit

Die Berechnung der Kilometerkosten ist für jeden Fahrer ein wichtiges Thema, um fahrzeugbezogene Ausgaben effizient und effektiv zu verwalten. Entscheiden Sie sich für die Berechnungsmethode, die am besten zu Ihrem Lebensstil und Ihren Fahrgewohnheiten passt. Die Prioritäten unterscheiden sich zwischen Personen, die das Auto nur für kurze Pendelstrecken nutzen, und solchen, die ihr Fahrzeug beruflich einsetzen. Wählen Sie die Methode entsprechend Ihrer Bedürfnisse.