Wie erstellt man ein Fahrtenbuch? Wichtige Informationen zur korrekten Erfassung der Fahrleistung

Ein Fahrtenbuch ist eine weit verbreitete Möglichkeit, die gefahrenen Kilometer eines Fahrzeugs zu dokumentieren. Auch ein einfaches Notizbuch kann dafür geeignet sein, wenn die Einträge korrekt und vollständig geführt werden. Eine sorgfältige Dokumentation kann in verschiedenen Bereichen hilfreich sein, beispielsweise bei steuerlichen Abzügen sowie bei der Verwaltung von Firmenfahrzeugen oder der persönlichen Finanzplanung.

Kurz gesagt: Ein Fahrtenbuch ist weit mehr als nur eine Liste von Fahrten. Es kann ein wichtiger finanzieller Nachweis sein – unabhängig davon, ob Sie Unternehmer, Selbstständiger, Angestellter oder Privatperson sind und Ihre fahrzeugbezogenen Kosten besser im Blick behalten möchten.

In diesem Blog erfahren Sie alles Wichtige über die Dokumentation der Fahrzeugkilometer, welche Angaben ein korrektes Fahrtenbuch enthalten sollte, wie Sie es von Grund auf erstellen und welche Hilfsmittel sich für die Erfassung der gefahrenen Kilometer eignen.

Was ist ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch ist eine schriftliche Dokumentation der beruflich gefahrenen Kilometer. Diese Angaben können beispielsweise für den Arbeitgeber oder den IRS relevant sein, um steuerliche Abzüge und Erstattungen korrekt zu berechnen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Fahrtenbuch zu führen. Sie können die für Sie passende Methode auswählen. Möglich sind beispielsweise handschriftliche Aufzeichnungen oder digitale bzw. ausdruckbare Formate wie Excel, Google Sheets oder PDF. Entscheidend ist vor allem, dass die Angaben vollständig und korrekt erfasst werden.

Welche Angaben sollte ein Fahrtenbuch enthalten?

Eine ordnungsgemäße Dokumentation sollte folgende wichtige Angaben enthalten:

• Die gefahrene Strecke für jede berufliche Fahrt
• Den Zweck der Fahrt
• Das genaue Datum
• Die gesamte jährliche Kilometerleistung für berufliche Fahrten

Im Folgenden zeigen wir Ihnen eine Übersicht über die jährliche Dokumentation und wie diese übersichtlich dargestellt werden kann.

Was ist ein vom IRS akzeptiertes Fahrtenbuch?

Ein vom IRS akzeptiertes Fahrtenbuch ist eine Dokumentation der gefahrenen Kilometer für eine bestimmte Fahrt, die einem bestimmten Zweck dient – beispielsweise einer geschäftlichen, wohltätigen, medizinischen oder berufsbedingten Fahrt – und später steuerlich geltend gemacht werden kann.

Der IRS (Internal Revenue Service) legt jedes Jahr einen Standardkilometersatz für verschiedene Zwecke fest. Dieser Satz kann sich von Jahr zu Jahr ändern. Grundlage für die Berechnung sind in der Regel die festen und variablen Kosten, die beim Betrieb eines Fahrzeugs entstehen.

Zu den festen Kosten gehören beispielsweise Fahrzeugbesitz, Versicherung, Abschreibung oder Zulassung. Zu den variablen Kosten zählen unter anderem Kraftstoff, Parkgebühren und Wartung. In den vergangenen drei aufeinanderfolgenden Jahren ist der Kilometersatz für geschäftliche Fahrten jeweils um 5 Cent gestiegen.

Die Verwendung des Standardkilometersatzes ist optional. Steuerpflichtige – sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen – können selbst entscheiden, ob sie den Standardkilometersatz oder die tatsächlichen Kosten für den Betrieb des Fahrzeugs verwenden möchten. Wer sich für den Standardkilometersatz entscheidet, sollte die gefahrenen Kilometer sorgfältig und übersichtlich dokumentieren. Gut geführte Aufzeichnungen ermöglichen es sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern, die Höhe der entsprechenden Erstattung nachvollziehbar zu bestimmen.

Grundsätzlich gelten verschiedene Arten von Belegen und Aufzeichnungen als ausreichend, sofern sie alle wichtigen Informationen enthalten. Besonders wichtig ist der Nachweis des geschäftlichen Zwecks einer Fahrt, wenn dieser nicht bereits aus den jeweiligen Umständen eindeutig hervorgeht. Ist der Zweck der Fahrt anhand der vorhandenen Unterlagen eindeutig nachvollziehbar, ist in der Regel keine zusätzliche schriftliche Erklärung erforderlich.

Im Folgenden zeigen wir zwei unterschiedliche Beispiele, die verschiedene Situationen veranschaulichen:

Szenario 1

David ist Marketing-Spezialist. Er fährt von seinem Büro zum Hauptsitz eines Kunden, um an einem geplanten Strategiemeeting teilzunehmen. Der Eintrag im Fahrtenbuch enthält folgende Angaben:

Zweck der Fahrt: „Kundentermin bei Tech Corp – Strategiebesprechung“
Start: Büro
Ziel: Tech Corp
Entfernung: 10 km

Die Situation ist eindeutig nachvollziehbar. Der Name des Kunden ist als Geschäftspartner bekannt, und Ziel sowie Zweck der Fahrt stehen in direktem Zusammenhang mit den beruflichen Aufgaben. Daher ist kein zusätzlicher Nachweis des Mitarbeiters erforderlich, dass es sich um eine geschäftliche Fahrt handelt.

Szenario 2

David fährt von seinem Homeoffice zu einem Café, um sich mit einem potenziellen neuen Kunden zu treffen, der ihn zuvor über Gmail kontaktiert hat. Da es sich bei dem Ziel nicht um einen typischen geschäftlichen Ort handelt, ist der Zweck der Fahrt ohne weitere Informationen nicht sofort ersichtlich.

Beispiel für einen Fahrtenbucheintrag:

Zweck der Fahrt: „Meeting – Café Corner“
Start: Homeoffice
Ziel: Café Corner
Entfernung: 11 km

In diesem Fall ist ein zusätzlicher Nachweis erforderlich, da ein Treffen in einem Café ohne weitere Informationen auch privater Natur sein könnte und nicht zwangsläufig mit der beruflichen Tätigkeit zusammenhängt.

Eine kurze Erklärung könnte beispielsweise so aussehen:

„Treffen mit dem potenziellen Kunden (Name) aus einem sozialen Netzwerk bezüglich eines geplanten Digital-Marketing-Projekts. Projektinhalte besprochen und vereinbart, ein Angebot zu erstellen.“

Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Fahrten möglichst korrekt und übersichtlich dokumentieren.

Schritt für Schritt: So führen Sie ein Fahrtenbuch richtig

Das Erstellen eines Fahrtenbuchs umfasst mehrere wichtige Schritte, die Sie für eine korrekte Dokumentation beachten sollten.

1. Wählen Sie das passende Format: Entscheiden Sie sich für die für Sie praktischste Lösung – beispielsweise eine digitale Tabelle, eine App zur Kilometererfassung oder ein klassisches Notizbuch. Die Wahl hängt davon ab, welche Methode am besten zu Ihrem Alltag passt. Wenn Sie beispielsweise wenig Zeit haben, kann eine Tracking-App besonders praktisch sein, da sie die Dokumentation vereinfacht. Wenn Sie lieber manuell arbeiten oder digitale Lösungen bevorzugen, können auch andere Formate sinnvoll sein.
2. Füllen Sie alle erforderlichen Angaben aus: Zu den wichtigsten Angaben gehören:
   • Datum
   • Zweck der Fahrt
   • Startort
   • Zielort
   • Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
   • Kilometerstand am Ende der Fahrt
   • Insgesamt gefahrene Kilometer
3. Dokumentieren Sie den Kilometerstand bei jeder Fahrt: Es ist wichtig, den Kilometerstand regelmäßig und möglichst direkt zu erfassen. Warten Sie damit nicht unnötig lange.
4. Berechnen Sie die Wochenwerte: Addieren Sie am Ende jeder Woche die gefahrenen Kilometer. Dadurch können Sie leichter monatliche oder jährliche Übersichten erstellen.
5. Sichern Sie Ihre Aufzeichnungen: Bewahren Sie Ihre Fahrtenbücher an einem festen Ort auf und erstellen Sie regelmäßig Sicherungskopien. So sind die Unterlagen auch für spätere Prüfungen oder Erstattungsanträge verfügbar.

Was passiert, wenn ich kein Fahrtenbuch habe?

Wenn Sie keine vollständigen Aufzeichnungen mit Datum, Zweck der Fahrt und gefahrenen Kilometern vorlegen können, besteht das Risiko, dass Sie mögliche steuerliche Vorteile nicht geltend machen können.

Der IRS verlangt entsprechende Nachweise, und ein sorgfältig geführtes Fahrtenbuch gehört zu den wichtigsten Dokumentationen. Fehlende Unterlagen können daher nicht nur zu finanziellen Nachteilen führen, sondern möglicherweise auch das Vertrauen Ihres Arbeitgebers beeinträchtigen.

Tools und Apps, die die Kilometererfassung 2026 erleichtern

Ein Fahrtenbuch lässt sich einfacher führen, wenn Sie Apps und Tools zur Erfassung der gefahrenen Kilometer verwenden. Im Folgenden stellen wir einige beliebte Lösungen vor, aus denen Sie die für Sie passende auswählen können.

TripLog

TripLog eignet sich für Privatpersonen und Unternehmen, die die Kilometerleistung mehrerer Fahrzeuge verwalten möchten. Die App kann Belege erfassen, Transaktionen kategorisieren und Berichte erstellen. Für die Kilometererfassung stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, darunter automatische GPS-Erfassung, manuelle Eingabe sowie Bluetooth- und Fahrzeugintegrationen.

MileIQ

MileIQ erfasst gefahrene Kilometer automatisch, sodass Sie nicht bei jeder Fahrt anhalten und einen Eintrag erstellen müssen. Die App erkennt Fahrten automatisch, ohne dass Sie die Aufzeichnung manuell starten oder stoppen müssen.

Anschließend können Sie die jeweilige Fahrt einfach als geschäftlich oder privat klassifizieren. Auf diese Weise erstellt die App automatisch eine übersichtliche Fahrtenaufzeichnung.

Everlance

Everlance ist eine praktische Lösung für Selbstständige, Arbeitgeber und Privatpersonen, die ihre gefahrenen Kilometer sowie private und geschäftliche Ausgaben getrennt im Blick behalten möchten.

Die App erstellt ein IRS-konformes Fahrtenbuch, das Sie jederzeit über Ihr Smartphone oder Ihren Computer exportieren können. Außerdem können Ausgaben automatisch synchronisiert und Belege einfach verwaltet werden.

SKF Speed App

Die SKF Speed App wurde ursprünglich zur Steuerung des Mileage Blockers entwickelt, der die Erfassung von Kilometern in den Steuergeräten während kontrollierter Fahrzeugtests beeinflussen kann. Die App bietet darüber hinaus verschiedene Funktionen zur Erfassung und Anzeige von Fahrdaten.

Auch wenn Sie noch keinen Mileage Blocker in Ihrem Fahrzeug installiert haben, können Sie die App von Super Kilometer Filter nutzen.

Die wichtigsten Funktionen der App sind:

• Steuerung des Mileage Blockers über die App, ohne Tastenkombinationen verwenden zu müssen;
• Anzeige von Fahrdaten wie Geschwindigkeit und Kilometerstand direkt in der App;
• Einstellen eines Tages- bzw. Trip-Zählers für Ihre Fahrt;
• Einrichten individueller Service-Erinnerungen;
• Benutzerfreundliche Oberfläche mit frei wählbaren Einheiten, Layouts und Sprachen.

Wie Sie sehen, gibt es zahlreiche Tracker, Apps und andere Tools, die Ihnen dabei helfen können, ein eigenes Fahrtenbuch zu führen. Je nach Ihren persönlichen Anforderungen können Sie die passende Lösung auswählen und Ihre Fahrten einfach und übersichtlich dokumentieren.

So berechnen Sie die monatliche und jährliche Kilometerleistung

Die Berechnung der monatlichen und jährlichen Gesamtfahrleistung erfolgt durch die Addition der täglich gefahrenen Kilometer. Schauen wir uns beide Berechnungen anhand konkreter Zahlen an.

Beispiel 1

Monatliche Gesamtfahrleistung für Februar

Da Sie ein Fahrtenbuch mit den genauen Fahrtdaten führen, können Sie die monatliche Gesamtfahrleistung ganz einfach berechnen:

13 km + 18 km + 25 km + 15 km + 10 km = 81 km

Beispiel 2

Jährliche Gesamtfahrleistung für 2025

Nehmen wir an, dass der Mitarbeiter das Fahrzeug in diesen Monaten über das gesamte Jahr hinweg für geschäftliche Zwecke genutzt hat.

140km+123km+105km+95km+85km=548km

Fazit

Ein Fahrtenbuch ist ein sehr wichtiges Hilfsmittel – ganz unabhängig davon, wer Sie sind: eine Privatperson, die ihre gefahrenen Kilometer dokumentieren möchte, ein Arbeitnehmer, der eine angemessene Erstattung erhalten möchte, oder ein Unternehmer, der wichtige Steuervorteile nutzen möchte.

Achten Sie daher auf eine möglichst genaue Dokumentation und wählen Sie die Methode, die am besten zu Ihnen passt.